การจัดการความรู้ (KM)

ความหมายของการจัดการความรู้ 

การจัดการความรู้    (Knowledge Management : KM)  คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในหน่วยงานที่กระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาจัดเก็บให้เป็นระบบ    เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในองค์กรโดยที่ความรู้มี  2 ประเภท คือ

– ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน  (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์  พรสวรรค์หรือสัญชาตญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่างๆ   เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย  เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางครั้ง  จึงเรียกว่าเป็นความรู้แบบนามธรรม

– ความรู้ที่ชัดแจ้ง  (Explicit Knowledge)  เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้  โดยผ่านวิธีต่างๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่างๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม

ความสำคัญของการจัดการความรู้ Knowledge management (KM)

1. ป้องกันความรู้สูญหาย: พร้อมกับการเปลี่ยนแปลงของบุคลากร เช่นการเกษียณอายุทำงาน หรือการลาออกจากงาน ฯลฯ

2. เพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ : ให้สามารถเข้าถึงข้อมูลและสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ

3. พัฒนาความสามารถในการปฏิบัติงาน: ผู้ปฏิบัติงานได้เพิ่มพูนความรู้ที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ และเกิดการจิตสำนึกในการทำงาน

4. สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน : การจัดการความรู้ช่วยให้องค์กรมีความเข้าใจลูกค้า  แนวโน้มของการตลาดและการแข่งขัน  ทำให้สามารถลดช่องว่างและเพิ่มโอกาสในการแข่งขัน

5. ช่วยส่งเสริมการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ : การจัดการฝึกฝนบุคลากร จัดเก็บและแลกเปลี่ยนความรู้ ประสบการณ์

6. สร้างสังคมแห่งการเรียนรู้ : การจัดการความรู้สร้างสังคมแห่งการเรียนรู้และนำองค์กรสู่ องค์กรแห่งการเรียนรู้

กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process)  เป็นกระบวนการแบบหนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรเข้าใจถึงขั้นตอนที่ทำให้เกิดกระบวนการจัดการความรู้  หรือพัฒนาการของความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร  ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ดังนี้

• การบ่งชี้ความรู้ – เช่นพิจารณาว่า วิสัยทัศน์/ พันธกิจ/ เป้าหมาย คืออะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เราจำเป็นต้องรู้อะไร , ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง, อยู่ในรูปแบบใด, อยู่ที่ใคร
• การสร้างและแสวงหาความรู้ – เช่นการสร้างความรู้ใหม่, แสวงหาความรู้จากภายนอก, รักษาความรู้เก่า, กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว
• การจัดความรู้ให้เป็นระบบ – เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้ อย่างเป็นระบบในอนาคต
• การประมวลและกลั่นกรองความรู้ – เช่นปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน, ใช้ภาษาเดียวกัน, ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์
• การเข้าถึงความรู้ – เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้นั้นเข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT), Web board ,บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
• การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ – ทำได้หลายวิธีการ โดยกรณีเป็น Explicit Knowledge อาจจัดทำเป็น เอกสาร, ฐานความรู้, เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีเป็น Tacit Knowledge อาจจัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน, กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม, ชุมชนแห่งการเรียนรู้, ระบบพี่เลี้ยง, การสับเปลี่ยนงาน, การยืมตัว, เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น
• การเรียนรู้ – ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่นเกิดระบบการเรียนรู้จาก สร้างองค์ความรู้>นำความรู้ไปใช้>เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่องโมเดลปลาประกอบไปด้วย 3 ส่วน ได้แก่ ส่วนหัว ส่วนตัว และส่วนหาง

ส่วนหัวปลา เรียกว่า KV ย่อมาจาก Knowledge Vision หมายถึงส่วนที่เป็นวิสัยทัศน์ หรือเป็นทิศทางของการจัดการความรู้ กล่าวคือ ส่วนหัวจะทำหน้าที่มองว่ากำลังจะไปทางไหนต้องตอบได้ว่า “ทำ KM ไปเพื่ออะไร”

ส่วนตัวปลา เรียกว่า KS ย่อมาจาก Knowledge Sharing หมายถึงส่วนที่เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ซึ่งถือว่าเป็นหัวใจ และเป็นส่วนที่ยากลำบากที่สุดในกระบวนการทำ KM เพราะต้องเกิดจากปัจจัย และสิ่งแวดล้อมที่ส่งเสริมให้คนพร้อมที่จะแบ่งปันและเรียนรู้ร่วมกัน

ส่วนหางปลา เรียกว่า KA ย่อมาจาก Knowledge Assets หมายถึงส่วนที่เป็นเนื้อหาความรู้ที่เก็บสะสมไว้เป็น “คลังความรู้” หรือ “ขุมความรู้”